Com o objetivo de compartilhar as melhores práticas desenvolvidas nos Núcleos de Gestão de Projetos (NUPROJs), o Escritório de Gestão de Projetos de Santa Catarina (EPROJ-SC) convidou o grupo de trabalho coordenado pelo NUPROJ/SES para apresentar as iniciativas que resultaram na criação da “Matriz de Riscos de Referência”. O trabalho é destinado a projetos de obras de grande vulto - em conformidade com a Nova Lei de Licitação e Contratos - e resultou na elaboração de um mapeamento que torne mais dinâmico o processo entre a fiscalização e a gestão com a empresa que está executando a obra ou o serviço a ser prestado. 

 Especialista em Gerenciamento de Projetos da DPRO/ NUPROJ, Michelle Monteiro Alves Roldan, apresenta visão geral da Matriz de Riscos de Referência elaborada por equipe multidisciplinar das Superintendências de Gestão Estratégica e Hospitalar da SES, e das Secretarias Estaduais de Infraestrutura (SIE) e Administração (SEA)

A exposição foi dirigida aos servidores da Secretaria de Administração (SEA) encarregados de elaborar o decreto que regulamentará a nova lei, bem como servidores das Secretarias Estaduais de Infraestrutura (SIE) e Saúde (SES)

O advento da Nova Lei de Licitações, que entrará em vigência a partir do dia 1º de abril de 2023,  trouxe à tona a discussão sobre Gestão de Riscos de Projetos. A nova regulamentação determina a obrigatoriedade da elaboração de uma Matriz de Riscos para todos os projetos de grande vulto cujo valor ultrapasse R$216 milhões. 

Visando alinhar áreas de interesse e trocar conhecimentos sobre o tema, as equipes de trabalho se reuniram na última segunda-feira, 12 no auditório da Secretaria da Fazenda. Uma contribuição importante veio da apresentação do Grupo de Trabalho da Saúde da SES, responsável por elaborar a Matriz de Riscos da Nova Sede do Instituto de Cardiologia de Santa Catarina e uma Matriz de Riscos de Referência, - em conformidade com a nova Lei 14.133 - que deverá servir de parâmetro para projetos similares de outras secretarias. 

O trabalho é resultado das ações do NUPROJ/SES e do Grupo de Trabalho Multidisciplinar, ambos coordenados pela Especialista em Gerenciamento de Projetos, Michelle Monteiro Alves Roldan, da DPRO/ NUPROJ. 

Michelle explica que embora tenham elaborado uma Matriz de Referência, cada contrato precisará de uma matriz específica e por isso a equipe não teve a pretensão de criar uma matriz modelo, engessada. “Quando você fala em riscos, você fala em algo que é muito dinâmico. Então cada contrato precisa ter um olhar diferenciado, mas você ter uma matriz de referência faz muita diferença. Porque nós sentimos isso na pele quando fomos fazer a nossa. A gente não viu nenhuma matriz tão consistente quanto a nossa. Então faz diferença você não ter que partir do zero e você já partir de algo que teve um olhar.”, esclarece. 

De acordo com a especialista, a Matriz é um instrumento importante mesmo em caso de obras no valor abaixo do especificado pela nova lei de licitações, onde a elaboração é facultativa, pois acelera a relação entre as partes.   

O engenheiro e gerente na área de fiscalização da SES, Luis Carlos de Sousa Junqueira, ressaltou em sua fala que a elaboração de uma Matriz de Riscos irá auxiliar a fiscalização e os gestores do contrato porque nela está praticamente a interpretação da legislação.

 Fotos: Silvestre Aguiar/Ascom SES


Durante a reunião o Coordenador Geral do Eproj-SC,  Vitor Santos Correa, destacou que  a identificação dos riscos é só a primeira etapa e que o desafio maior é fazer o gerenciamento, o controle e a mitigação dos riscos, “Grandes falhas no projeto são consequências da falta de decisão no momento intempestivo. O gestor recebe a demanda e ele tem milhões de outras demandas, e precisa decidir”, explica.

Para Vitor, um mapeamento que facilite a tomada de decisão, identificando os caminhos possíveis e legais para mitigar os riscos trará eficiência para a gestão pública, segurança para o gestor e diminuirá  a pilha de documentos acumulados no setor jurídico. 

Sobre a importância do encontro realizado no auditório da Secretaria da Fazenda, a Diretora de Gestão de Licitações e Contratos do governo, Karen Bayestorff Duarte, que integra a equipe responsável por regulamentar a nova lei de licitações no Estado, ressaltou a importância do trabalho em conjunto para se obter aplicações mais assertivas. “A gente brinca que nós não fazemos gestão por decreto. Não adianta publicarmos e depois sairmos cobrando que todo mundo cumpra. Temos que sentar, conversar e construirmos juntos para os processos saírem cada vez mais simplificados, mais efetivos, respeitando obviamente todas as normativas. Isso inclusive barateia os processos. E metodologias como essas (da Matriz de Riscos) são muito importantes”, avalia.

A Diretora de Projetos do Nuproj SES, Graziane Paim Silva, salientou a importância da comunicação entre as várias secretarias, “Essa reunião é muito importante para o alinhamento das áreas de interesse e o compartilhamento do conhecimento com as áreas pertinentes”, assinala.

As matrizes da SES foram elaboradas pelo Grupo de Trabalho, instituído por meio da Portaria nº 1038 de 30/09/2022, formado por uma equipe multidisciplinar das superintendências de Gestão Estratégica e Hospitalar da SES, e das secretarias estaduais de Infraestrutura (SIE) e da Administração (SEA), composta pelos engenheiros Andre Carvalho Tavares, Edileusa Berns, Karen da Silva Mourão e Luis Carlos de Sousa Junqueira e advogados João Marcos Faria da Cunha e Marciane Hillesheim.


Estiverem presentes no encontro o coordenador do EPROJ- SC, Vitor Santos Corrêa, a diretora de Gestão de Licitações e Contratos - SEA,  Karen Bayestorff Duarte, a diretora de Projetos - SES, Graziane Paim da Silva, o gestor de portfólio da SIE, Silmar Neckel, e servidores de áreas de interesse da SES, SIE e SEA. 

Entenda

A Matriz de Riscos é um mapeamento que torna muito mais dinâmico o processo entre a fiscalização e a gestão com a empresa que está executando a obra ou o serviço a ser prestado. Uma vez estabelecida a matriz num anexo, ou incorporada ao texto do contrato, as ocorrências serão direcionadas às soluções em função do que estiver estabelecido no documento. Sem ela, cabe ao gestor do contrato agir à sua maneira, o que pode provocar atrasos e complicações aos projetos. 

A Nova Lei de Licitações entra em vigência a partir do dia 1º de abril de 2023 e determina a obrigatoriedade da elaboração de Matriz de Riscos para todos os projetos de grande vulto cujo valor ultrapasse R$216 milhões. De acordo com a nova regulamentação, a Matriz é a cláusula contratual definidora de riscos e de responsabilidades para as partes, e caracterizadora do equilíbrio econômico e financeiro.


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